【具体的に何をすればいいの?】業務効率化のために押さえておきたいポイント・ツール選定のポイント

2022.03.17

多くの企業の課題の一つとして挙げられるのが『業務効率化』です。
業務の効率化が成功すると多大な時間と労力が減少し、結果として人件費削減・コスト削減につながります。

今回は、業務を効率的に行うために押さえておきたいポイントや業務効率化ツールを選ぶ際のポイントについてご紹介します。



そもそも『業務効率化』って?


まず、業務効率化についてご紹介します。

業務効率化とは、業務を行う上で『ムリ・ムダ・ムラ』を見つけ出しそれらを省くことで業務の効率化や生産性を高める取り組みのことです。会社が投資する「限られた時間と人材」の中で効率よく生産物を作り出すことが大切です。
また、業務の効率化に成功するとムダな残業時間が減り、離職率の低下にもつながります。


社内ミーティング



業務効率化のために押さえておきたいポイント・手法


次に、業務効率化を高めるために押さえておきたいポイントや手法についてご紹介します。

押さえておきたいポイント

業務効率化のために押さえておきたい重要なポイントは、まず各業務の作業工程に対して『誰が』『いつ』「どの工程に対して』『どのくらいの作業時間をかけているのか』という点を【 見える化 】することです。
業務を見える化することにより、作業工程や作業時間を見直せるだけでなく、一人ひとりが担当している作業量や作業時間の平均値を割り出すことができるため、改善・取り組むべき課題が明確になります。

業務効率化の手法

1. 作業工程・作業時間の見直し
見える化した業務工程を基に、社内全体で工程方法が統一されているか・ムダな作業はないか・必要以上に時間をかけていないか見直しましょう。

2. スケジュール・タスクを管理する
上記の見直しを行った上で、各作業工程の目標完了日・優先順位を決め、TO DOリストを作成しスケジュールの管理をしましょう。

3. パソコン設定の見直し
デスクトップによく利用するフォルダのショートカットを登録するなど、パソコンの設定を変えることで業務効率化が見込めます。
ここでおすすめなのがマウスを使わずショートカットキーのみでフォルダに移動する方法です。
また、併せてIME単語登録(辞書)の機能を使ってよく活用する言い回しや単語を登録しておくと便利です。

ショートカットキーのやり方


IME単語登録のやり方




4. 業務内容の見直し
複数人で分業化している業務を、一つにまとめることで工程を引き継ぐ際に発生する「 待ち時間 」や工程内容の「 確認時間 」の短縮が見込めます。逆に一人が担う業務負担が大きい場合は、分業化することで集中力やモチベーションアップが見込めます。

5. 業務効率化ツールを利用する
人員で行う作業にはどうしてもミスが発生し、どこの工程が間違っているのか追及する作業にも時間がかかります。
業務効率化ツールを導入することにより、生産性に直結していないものの日々必ずやらなければいけない作業工程を正確に・最短で行うことができます。
また、簡易的な作業をIT化させることで、重要度の高い業務に集中できるため生産性の向上が見込めます。



PDCAの図




最適な業務効率化ツールを選ぶためのポイント


会社ごとに最適な業務効率ツールは異なります。
最後に、企業それぞれの働き方に合うツールを選ぶためのポイントについてご紹介します。

1. ツールを利用したい作業を明確化させる
見える化した作業工程の中で、どの工程にツールを用いるとその他の業務効率が上がるかなど、現場社員にヒアリングを行い、きちんと目的を明確にしたうえで業務効率化ツールを選びましょう。

2. 機能の操作性を確認する
いくら便利な業務効率化ツールを導入しても、現場社員が使いこなせなければ定着せずムダなコストだけが発生します。そのため、多くの社員が操作性など手軽に使えるツール・さまざまな*デバイスで利用できるツールを選びましょう。
また、併せて社内システムとの連携が可能かどうかも確認しましょう。

*デバイス
パソコン・タブレット・スマートフォンなどの端末と、それらを接続して使う周辺機器の総省のこと。

3. サポート体制を確認する
操作方法等への質問やトラブルがあった際に問い合わせするサポートセンターの体制です。
対応している言語・電話やメールといった問い合わせ手段・営業時間・マニュアルなどの資料の有無について導入を検討する材料の一つとして事前に確認しておきましょう。





まとめ


以上、業務を効率的に行うために押さえておきたいポイントと業務効率化ツールを選ぶ際のポイントについてご紹介しました。


ー そもそも『業務効率化』って?
ー 業務効率化のために押さえておきたいポイント・手法

ー 最適な業務効率化ツールを選ぶためのポイント


業務効率化を成功させるためには、まず業務を見える化し『ムリ・ムダ・ムラ』を見つけ出しましょう。そして業務効率化ツールを導入するにあたり、目的を明確にした上でツールを見極めましょう。見極め時にはツールの無料版やトライアルを実施し、実際に操作することで操作性や導入後の効果が見込めるかどうか検証することもおすすめです。

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