多くの企業で使用されているビジネスフォンは、同時に複数の通話や転送・保留機能が利用できる非常に便利なOA機器です。
ビジネスフォンの設置工事には、ビジネスフォンを初めて導入する場合の「新設工事」、追加する場合の「増設工事」、オフィスを移転する場合の「移設工事」の３種類があります。工程内容に違いはあるものの、どの種類の設置工事においても検討する際は業者選びや設置までの流れ、事前に確認しておくことなど悩みや疑問を抱えている方も多いのではないでしょうか。実際に業者の対応が遅く設置日に間に合わない・導入後は全くサポートをしてくれないといったトラブルも発生しているため、工事を依頼する前にビジネスフォン工事の流れや業者のサポート体制などについて把握しておく必要があります。
今回は設置工事までの流れや事前に確認すべきポイント、ソニックスのサービス・導入事例などについてご紹介します。
まず、ビジネスフォンの特徴についてわかりやすくご紹介します。
ビジネスフォンは外部からかかってくる外線電話と社内の内線電話の二つを共有・制御することができます。実のところビジネスフォンとは電話機の機種ではなく、外線と内線を取りまとめて管理している「主装置」と発信・着信する「電話機」を組み合わせたシステムのことを指します。このシステムにより会社の代表電話にかかってきた電話をすべての電話機で同時に受信・通話することができます。近年ではスマートフォンに専用アプリをインストールすることで直接電話を受けることのできるアプリ型ビジネスフォンなども普及しています。
次に、ビジネスフォンの工事までの流れや工事の作業内容についてご紹介します。
Step1. 事前打ち合わせ
ビジネスフォンの使い方や利用したい機能、導入台数やコードレス電話機の有無などを確認します。また、工事日程のご希望や景観などその他ご要望もヒアリングします。
Step2. 電話回線の手配
電話回線は光回線・アナログ回線・ISDN（デジタル）回線・直収回線など大きく分けて4種類あります。種類や時期によって異なりますが、申込から回線の開通工事までにおおよそ2～4週間、長いケースでは2ヶ月ほどかかります。回線の工事が完了しないと設置工事が行えないため注意が必要です。
Step.3 施工開始（新設・移転の場合）
オフィスの新設や移転がある場合はオフィスの手続きが完了次第、工事を開始します。
Step.4 電話の配線工事
オフィスのレイアウトに合わせて電話の配線工事を行います。
また、移設の場合は配線工事後に移転前のオフィスよりビジネスフォンやケーブル等を回収します。
Step.5 主装置の設置・設定
主装置の設置と設定（内線や留守番電話など）を行います。
Step.6 電話機の接続・設定
ビジネスフォンを設置後、端末ごとに設定を行います。
Step.7 最終チェック
お客様と最終確認を行い、問題がなければ作業完了となります。
ビジネスフォンの設置工事では「電話の配線工事」「主装置の設置・設定」の3つの作業を行います。
電話の配線工事
ビジネスフォンの主装置と電話機を結ぶための配線を取り付ける工事です。レイアウトやオフィスの景観を損なわないよう内装や環境を見て配線を取り付けます。また、カーペット下を通す必要がある場合は床下・カーペット下・壁の内部などを意識しながら慎重に導線を取り付けます。
主装置の設置・設定
電話機を一台ごとに制御し、外線や内線を取りまとめて管理している主装置を設置します。また、ビジネスフォンの使い方などをお伺いした上で機能を設定します。（ 例：営業外アナウンス、留守番電話機能、電話転送機能、内線設定、スマートフォンとの連動など）
電話機の接続・設定
電話機の配線を一つずつ接続し、設定します。また、工場や介護施設、幼稚園など使用環境や用途に応じてコードレスフォンやスピーカーと連動して利用できるよう設置設定します。
次に、工事を依頼する前に事前に確認しておくべきポイントについてご紹介します。
予想導入台数
電話回線やビジネスフォンの機種によって同時通話ができる最大数が異なります。また、主装置内には基盤があり、必要な台数分を主装置に入れますがその数には限りがあります。そのため予想される同時通話数を考慮した上で導入台数を決めておく必要があります。また、将来的に事業拡大や社員増員など会社の規模が大きくなることをある程度想定した上で導入台数を決めることもポイントです。
必要な機能
ビジネスフォンにはさまざまな機能があり、ナンバーディスプレイ・留守番電話・転送電話などの基本機能は標準搭載しています。その他の機能や拡張性はメーカーや機種によって異なるため、どのような使い方をしたいか事前に検討しておきましょう。
次に、ソニックスのサービスやビジネスフォンの保守サポートについてご紹介します。
ソニックスは電話機の販売だけでなく設置工事や保守サポートなど、ビジネスフォンの導入からアフターサービスまで一気通貫で対応しています。オフィスの新設や移転時は内装業者としっかり事前打ち合わせを行い、連携を取る・工事日までのスケジュールをしっかり組み立て手配を進めることで、ご要望頂いた景観や日程でビジネスフォン設置工事を行います。また、導入後一ヶ月無料サポートを行っているため万が一トラブルが生じた場合も安心頂けます。
ソニックスでは新品と中古品の電話機をそれぞれ取り扱っているため、ご予算や使用方法に応じたご提案が可能です。また、導入後もビジネスフォンを安心してご利用いただける2種類のサポートプランをご用意しています。
最後に、ソニックスよりビジネスフォンを導入頂いたお客様の事例を一部ご紹介します。
導入事例１
お悩み）当初依頼をしていた業者の手配等の対応が遅く、オフィス移転の日取りに影響を及ぼす可能性が生じていた。
サービス）ビジネスフォン配線移設・複合機の入替え
導入事例２
お悩み）オフィス移転に伴い、最短日程で受付電話を設置したい
サービス）ビジネスフォンの設置工事
以上、設置工事までの流れや事前に確認すべきポイント、ソニックスのサービス・導入事例などについてご紹介しました。
ー ビジネスフォンの特徴
ー ビジネスフォン工事までの流れ・工事内容
― 事前に確認すべきポイント
― ソニックスのサービス・保守サポート
― ビジネスフォンのお悩み・導入事例
ビジネスフォン設置工事では手配の遅れや内装業者との連携ミスによるトラブルが多々発生しています。ソニックスでは工事日程に沿ったスケジュールで手配や作業を進めレイアウト等に影響がないよう内装業者としっかり連携を取るため、工事当日にトラブルが発生するといった心配はありません。また、サービス導入から工事設置までワンストップで対応し、導入後一ヶ月無料サポートを行うことでご依頼頂いてから導入後もお客様が安心して業務を行っていただけるサービスを提供しています。
ビジネスフォンに関してお困りごとがありましたらまずはお気軽にご相談ください。
