近年DX推進としてペーパーレス化が取り上げられていますが、資料や提案書などを印刷する複合機（コピー機）は業務を行う上で欠かせないOA機器です。一方で、日頃からオフィスで複合機を使用しているものの複合機の契約の種類やどのような費用が発生しているのか知らないという人も多いのではないでしょうか。特に大型の業務用複合機は機器自体も高額になるため複合機を導入・入替えする際に、まずはどのような費用が発生するのか把握した上で検討することが重要です。
今回は複合機の導入・設置するまでの流れ、契約方法や導入コスト・ランニングコストについて分かりやすくご紹介します。
まず、お問い合わせから複合機の導入・設置するまでの流れについてご紹介します。お問い合わせから設置までの期間は状況にもよりますが、おおよそ２週間～１か月ほど見ておくとスムーズにご導入いただけます。
「コピー機・複合機の導入費用やプランを知りたい。」「現在の契約を見直してコスト削減したい。」「保守やメンテナンスなどサポート体制について知りたい。」など、お客様のご要望や疑問点、コピー機・複合機の用途、現在のご利用状況（機種や台数など）、導入時期を事前にヒアリングし、最適なプランをご提案させて頂きます。まずは、お電話かメールにてお気軽にお問合せください。なお、以下の項目を事前にヒアリングさせて頂くことで正確なご提案が可能です。
・現在ご利用中の機種
・導入時期（もしくはリース満了月）
・月額リース料金
・保守料金（カウンター料金の単価）
・ご利用の印刷ページ数
・設定をするパソコンの台数
事前にヒアリングした内容を基にお客様のニーズ・利用頻度・必要な機能・ご予算などに合った最適な機種・プランのご提案と納期についてご案内します。また、当日に設置工事をスムーズに行うために無料の現地調査にて複合機の設置場所や周辺の確認（電源や配線など）、運び込む経路を確認します。設置場所がエレベーターのない２階以上の場合や設置場所の近くに電源・LANケーブル・電話回線がない場合などは別途工事が必要となる為、追加料金が発生するケースもあります。搬入設置当日のトラブルを防ぐためにも事前の現地調査はとても重要です。
ご契約方法、日程、保守・メンテナンスなどの説明と契約についてご案内します。本体の契約は、リースの場合は「リース契約書」、一括購入の場合は「注文書・発注書」など、それぞれ必要な書類の手続きを行って頂きます。また、搬入・設置の日程はリース契約の場合はリース審査可決後に、現金一括購入の場合は契約書の案内日に確定します。搬入・設置の当日は担当者様の立会いが必要になりますので、立会い可能な候補日時を可能であれば複数ご提示ください。
担当者様の立会いのもと、複合機の搬入・設置を行います。また、設置後からすぐに印刷できるよう社内のパソコンにドライバーをインストールするなど、必要に応じたサポートも対応します。設置の完了後に複合機の動作確認など最終確認を行い、問題なければ設置の完了です。
複合機の導入と入替えの導入事例をそれぞれご紹介します。
ソニックスでは、現在の利用状況やニーズ等のヒアリングを事前に行った上で、お客様ごとに合った最適なプランをご案内しております。また、設置工事の際にFAX機能やスキャナ機能などの各種設定も行うため、設置後すぐにご利用いただけます。さらに導入後は不具合の発生時の迅速な対応やサポートも充実していますので安心頂けます。
次に、複合機にかかるコストについてご紹介します。契約方法によって異なるものの大きく分けて２種類あります。
【 機器費用 】
複合機本体やオプションにかかる費用です。前述のように契約方法はリース契約・レンタル契約・一括購入の３種類です。
【 搬入設置費 】
複合機の運送とオフィスで使用できるように設置する費用です。設置先が遠方の場合など追加料金が発生するケースもあります。
【 初期設定費 】
印刷設定・ネットワークの構築・FAXの送受信設定など、パソコン等に行う初期設定費用です。（プリンタードライバー、スキャナー等）
これら「機器費用・搬入設置費・初期設定費」のコストを合算したものが導入コストです。導入コストは初回に発生し、支払い方法は一括購入、もしくは月額の分割で支払いたい場合は主にリース契約かレンタル契約をする必要があります。なお、詳細は『複合機の契約方法』にてご案内させて頂きます。
導入後の主なランニングコストは、「保守料金」と「消耗品（紙、トナー、ステープル針など）」です。レンタルやリースで契約した場合は、このランニングコストに「リース料金・レンタル料金」が加わります。ランニングコストの中でよく勘違いされやすいですが、保守料金（メンテナンス費用）にリース・レンタル料金は含まれていません。リース・レンタル会社との契約は複合機本体であり、保守は保守サービス実施先の業者と契約するため毎月の支払先もそれぞれ異なります。また、消耗品は保守契約によって別途有償になる場合があるため注意しましょう。こちらの詳細は『複合機の保守形式』に記載させて頂いております。
次に、複合機の契約方法の種類とそれぞれの特徴についてご紹介します。
リース会社と契約を行い、3～7年のリース期間で費用を支払う方法で、３つの契約方法の中でもっとも多くの企業に選ばれています。リース会社に月額の利用料を支払う方法の為、複合機を導入する際に発生する初期費用を月額の利用料の中に組み込むこともできます。また、リース期間内に最新機種に借り換えるなどの契約を見直すことも可能です。なお、リース契約時の複合機の所有権はリース会社にあり、契約終了時に返還を求められる場合もあるので注意が必要です。
複合機を導入するレンタル会社と契約を行う方法です。リース同様、複合機は賃貸で利用するため所有権はレンタル会社にあります。リース契約の場合は契約期間が定められているのに対し、レンタル契約は一般的に契約期間の拘束が無いというメリットがある反面、月々支払う料金はリース契約より割高であるケースが多くあります。短期間で利用する場合や、契約期間の拘束を受けたくない場合に適しています。
複合機を一括購入するため所有権は購入した企業にあります。リース料金には「動産総合保険料」や「金利」、「手数料」等が含まれているため、一括購入はもっともトータルコストを抑えられる導入方法です。ただし、初期費用としてまとまったお金が必要になることや10万円以上の備品は減価償却・固定資産税の対象となるため事務手続きが必要です。
保守サービスは機器のメンテナンスや部品の交換、訪問費がすべて含まれている契約です。オフィスで使用されている複合機は一部の機種を除き、保守契約が必須のため形式をしっかり理解しておく必要があります。また、契約内容によっては消耗品（トナーやインク）を購入しなければいけないケースもあるため注意しましょう。
次に、ランニングコストの一つである保守形式についてご紹介します。（メーカーによって呼称は異なります。）
一般的に多くの企業が使用している保守の形式です。カウンター形式は月々の基本料金（印刷枚数）が決まっており、印刷枚数が基本枚数を1枚でも超えると「基本料金+超えた印刷枚数×契約単価」の料金が請求されます。一般的にモノクロ・２色カラー・フルカラーはそれぞれ契約単価が異なり、あくまで印刷したページ数でカウントされるため両面印刷の場合は２カウントと計算されるなどの特徴があります。また、たとえ印刷枚数が0枚の月であっても基本料金は発生しますが、サービスにはメンテナンス費用・部品代が含まれています。なお、サービスの中にトナーの費用も含まれている場合が多く、その場合はトナーがなくなった際に別途支払う必要はありません。
そのため、毎月の印刷枚数が多い・カラーや文字数の多い印刷をすることが多い場合は、カウンター形式がおすすめです。但し、カウンター料金にトナー代が含まれない場合もあるので、必ず契約時に確認が必要です。
メーカーから保守付きのトナーキットを購入することで、トナーキットを使用している期間は保守サービスが受けられる保守の形式です。機器故障時のメンテナンスや部品代はトナーキットに含まれるため、トナーが切れた場合は導入した販売店からメーカーの保守付きのトナーを再購入する必要があります。万が一、導入した販売店以外のところから購入・使用した場合は保守契約が打ち切りとなり、複合機に不具合が起こった際に保守サービスを受けられなくなるため注意が必要です。
最後に、複合機の経費削減のために見直すべきポイントについてご紹介します。
カラー印刷とモノクロ印刷の使い分けをすることで経費削減に繋げることができます。社外に提出する提案書や資料、写真やデザインを重視している印刷物はカラー印刷、社内の会議資料や研修資料の印刷物はモノクロ印刷にするなど用途によって使い分けることでトナーの消耗を減らすことができます。また、モノクロ印刷した資料が見づらい場合は２色印刷する機能を活用しましょう。
※フルカラー印刷に設定された状態で印刷物に少しでも（1色・1箇所）カラーが使われているとフルカラー印刷としてカウントされるため注意しましょう。
カウンター形式の保守を契約している場合、印刷したページ数がカウントされるため「複数のページを１枚で出力する」の設定を行うことで基本枚数のカウント数を減らすことができます。また、カウンター数の上限に余裕がある場合は「両面印刷を行う」の設定を行うことで印刷枚数を減らすことができます。
業務用複合機は消費電力が大きいため電気代がかかるものの最新機種ほど消費電力が少なく済むように設計されています。また、複合機に搭載されている「省エネモード」の設定を活用することで通常の待機時よりも節電できます。
リースの契約年数やリース料、カウンター料などの契約内容は業者によって異なるため、適正な料金か・不必要な契約が含まれていないかなど現状の見直しを行うこともおすすめです。ただし、リース料を安くしてカウンター料を高く設定していたり、カウンター料は安いものの故障時の修理対応・サポート体制や保証がしっかりしていなかったりケースもあるため金額だけで業者を選定するのではなく料金・サービスの全体的バランスを考慮することが重要です。
以上、複合機を導入する際の契約方法と導入コストやランニングコストについてご紹介しました。
― 複合機の導入・設置までの流れ
― 複合機にかかるコスト
― 複合機の契約方法
― 複合機の保守形式
― 経費削減のために見直すべきポイント
経費削減にはまず、複合機の使用状況に合った契約・機器を選ぶことが大切です。また、前述のように一見安いように見せかけてその他の料金が高く設定されている・サポートが不十分・選択できる機種が限られているなどの落とし穴もあります。そのため、契約内容をしっかり確認した総合的な判断で業者を選定することをおすすめします。
ソニックスでは第二診断（セカンドオピニオン）として現在のご契約内容に不必要なサービスが含まれていないか、適切な価格かどうかなど無料で見直し診断・アドバイスしております。現在の契約に不安・疑問点がある、これから導入を検討されているなどありましたら、お気軽にソニックスにお問い合わせください。
