事業拡大に伴い、初めて家電量販店で販売している『 家庭用複合機 』から『 オフィスユースの複合機 』へ入れ替えをする際、どのようなコストが発生するのか分からず悩まれている方も多くいらっしゃるのでないでしょうか。
今回は『 オフィスユースの複合機 』にかかるコストについてご紹介します。
複合機にかかるコストは契約によって異なるものの、大きく分けると２種類あります。
家庭用複合機のコストは、機器導入費用と消耗品費用（インクなど）が発生し、「保守」の加入は任意です。
本体価格がさほど高価ではないことから機器が壊れた場合、ほとんどの方は”修理せずに買い替える”という使い方をされていらっしゃいます。
一方、オフィスユースの複合機は一部の機種を除き、「保守」の加入が必須です。
またほとんどの場合、保守料金の中に消耗品となるトナーが含まれているため、基本的にかかるコストは機器導入費用と保守費用の２種類です。
機器導入費用とは、導入する際に発生する【機器・搬入設置・設定】費用のことです。
これら３つが合算した費用が、『機器導入費用』として初回に発生します。機種によって異なりますが、費用感はおおよそ数十万円です。
支払い方法は、一括払いよりも*ビジネスリースを組み、月額の経費（リース料金）として計上する方が多いです。
また、リース料金の請求内容でよく勘違いされがちなのが『リース料金に保守費用（メンテナンス費用）は含まれていない』ことです。あくまで「保守」のサービスはリース会社ではなく、メーカー側と契約しなければいけません。
保守費用とは、機器が故障した際に発生する【サービスマンの技術・部品・消耗品】費用のことです。
前述したとおり、オフィスユースの複合機は一部の機種を除き、保守の契約が必須です。導入する際は必ず考慮しておきましょう。
また、あくまで機器が故障した際に発生する費用のため、スキャナやプリンタなどのパソコン設定は保守に含まれていません。
保守の形式は２つあります。（メーカーによって呼称は異なります）
１ページ印刷する毎に課金される形式のことです。あくまで印刷したページ数で計算されるため、両面印刷の場合は２カウントとなります。
また、この中に機器が故障した際のサービスマンの技術費、部品代、消耗品代の費用も含まれています。
主にモノクロとカラーの２種類で、一般的には下記の合算で算出されます。（メーカーによっては２色時の料金を設定している場合もあります。）
・ 月額費用が計算しやすい
・ トナーの使用感に関わらず単価が一律
・ワンポイントのみカラー使用した場合でも単価が一律なことがほとんど
トナーがなくなった際に、契約している会社（メーカーや販売店）から購入するとその中に保守が含まれる形式のことです。比較的家庭用プリンタと同じ感覚で利用できます。
ただし、安いなどの理由から契約している会社以外のネットなどから消耗品を購入すると保守対象外となるので注意しましょう。
・トナーがなくなった時のみ費用が発生する
・トナー使用料が少なければ安価に印刷できる
・期末など予算を消化したい際に、まとめて購入するなど経費のコントロールが可能
・比較的、１枚あたりの単価が高い
・高速機種には用意されていない保守体系
・他社からトナーを購入すると保守の対象外となる
以上、オフィスユースの複合機にかかるコストについてご紹介しました。
― 複合機にかかる２種類のコスト
― 機器導入費用ってなに？
― 保守ってなに？
オフィスユースの複合機は家庭用の複合機と比べ、拡張性・機能性に優れているため、使い方によって生産性を向上させるツールです。また、画質も非常に良く、見栄えのいい提案書や資料を作成できます。
ビジネスを発展させるツールの一つとして、一度導入の検討をしてみてはいかがでしょうか。
