新型感染症の拡大をきっかけに、私たちの働き方は大きく変化し『オンライン』での商談や社内会議の場が増えています。
『開催場所を選ばない』というメリットがある反面、オンラインコミュニケーションならではのハプニングも少なく ありません。非対面だからこそ生じる誤解や不快感を相手に与えないよう、注意を払う必要があります。
今回はオンラインコミュニケーションをとる際に気を付けるべき基本マナーとポイントについてご紹介します。
まずはオンラインミーティングアプリを使用する上で気を付けるべき基本マナーについて６つご紹介します。
オンラインミーティングアプリを使用する際、カメラの「角度」や「光」に注意しないと自分の顔がきちんと移っていなかったり表情がよく見えなかったりします。
そのため、会議前にオンラインミーティングアプリを立ち上げ、事前にカメラやマイクなどの設定や映り方をチェックすることをおすすめします。
自宅でWEB会議を行う際、背景に自室や自宅の様子が映り込む場合があります。
事前に自宅内で壁やカーテンなど、カメラに映り込んで問題がない背景場所を確認しておきましょう。
また、自宅にそのような背景場所がない場合はバーチャル背景を利用したり、ネットカフェ・コワーキングスペースなどを利用したりすることをおすすめします。
ただし、バーチャル背景は合成が上手くいかず自分自身の姿が背景に同化するといった現象も起こるため、TPOによって使い分ける必要がありそうです。
取引先やお客様との商談といったビジネスシーンでは、対面時同様にスーツやジャケットなどTPOを弁えた格好、清潔感のある髪型やメイクでWEB会議を行うことはもちろんですが、社内会議であってもカジュアル過ぎない服装を心がけましょう。
自宅周辺から雑音が聞こえる場合や自宅にお子様やペットがいる場合は、音が入り込まないようにマイク付きのイヤホンやヘッドセットなどを装着することをおすすめします。
また、WEB会議中は自分が発言する時以外はマイクをミュートにしておきましょう。
WEB会議中は自分のアイコンが表示されることがあるため、仕事に適した名前やアイコンに設定しておきましょう。
ネットカフェ・コワーキングスペースなどを利用してWEB会議を行う場合は、情報漏洩を防ぐために”重要な情報”は口頭ではなくチャット機能を使って伝えるなど、発言内容に注意しましょう。
次に、『画面越しでのコミュニケーション』ならではの気を付けるべきポイントにについて３つご紹介します。
WEB会議中はカメラを意識して話す・目線を定める・不機嫌な様子に映らないようにするなど、画面越しの相手を不安にさせないように目線や表情を意識しましょう。
WEB会議中はお互いの通信状況によって音声や動きに遅れが生じることがあります。
オンライン中に相手の発言と重なってしまうというハプニングを経験している方は多いのではないでしょうか。
そのため、対話以上に相手のペースに合わせることや返事をする際は一呼吸置いて話始めるといった会話のテンポに意識しましょう。
WEB会議中はお互いの通信状況によって音声や動きに遅れが生じることがあります。
オンライン中に相手の発言と重なってしまうというハプニングを経験している方は多いのではないでしょうか。
そのため、対話以上に相手のペースに合わせることや返事をする際は一呼吸置いて話始めるといった会話のテンポに意識しましょう。
例）
・大きくうなずく、相槌を打つ
・画面共有をした際に「見えてますか？」というような質問が来た際は手で大きく〇や×を作る。
以上、オンラインコミュニケーションをとる際に気を付けるべき基本マナーとポイントについてご紹介しました。
ー 気を付けるべき基本マナー６つ
ー オンラインコミュニケーションでのポイント３つ
WEB会議では、画面越しの相手とコミュニケーションをとるため、普段以上により相手への配慮やマナーが重要になります。
まずは事前にアプリの設定や自分自身の見え方について確認しておく、相手と円滑に会議を進められるよう意識したコミュニケーションをとることを心がけ、WEB会議を行いましょう。
