ITの進捗や新型感染症の影響などにより、近年働き方改革の一つとして注目されているのが『フリーアドレス』です。フリーアドレスとは社員一人ひとりが固定された自分の席を持たず、その日の業務内容や状況に合わせて自由に席を選んで仕事ができる働き方です。クラウド導入やテレワーク導入が進んだことにより、*デバイスさえあれば場所を選ばず作業ができる働き方が浸透し、オフィスのあり方が見直されています。
今回は近年注目されている『フリーアドレス』を導入することによるメリット・デメリットや成功させるためのポイントについてご紹介します。
*デバイス
パソコン・タブレット・スマートフォンなどの端末と、それらを接続して使う周辺機器の総称のこと。
まず、フリーアドレスのメリットと導入に向いている企業の特徴についてご紹介します。
① 自由な業務スタイルで積極性を高める
日々、自分で働く席を決めることで固定席でのルーティーン業務が減り、自然と積極性が高まります。
② 他部署同士の交流による新たな価値創造
固定席でなくなると部署や職種が異なる従業員と隣席する機会が増えます。今まで深い関わりがなかった交流の中で斬新なアイディアが生まれる可能性があります。
③ コスト削減
テレワークとフリーアドレスを併用することにより、小規模オフィスへ改装や移転することができます。長期的にみて大幅なコストダウンが見込めます。
④ 業務の効率化
その日の業務ごとに自由に席を決められるため、会議室・ミーティングの準備や移動時間などが不要になり、業務の効率化につながります。
⑤ オフィスの環境美化
固定席がなくなることで、従業員の私物の持ち込みを最小限に抑えられます。また、私物や書類を放置することができなくなるためきれいなオフィス環境を維持できます。
【 フリーアドレス導入に向いている企業 】
オフィスに在席している従業員が少ない企業・テレワーク率が高い企業・外出の営業職やクライアントに常駐するSEが多い企業の場合は従業員の人数分の席を用意する必要があるため、フリーアドレスの導入に向いています。
次に、フリーアドレスのデメリットと導入に向いていない企業の特徴についてご紹介します。
① *イニシャルコスト
フリーアドレスを導入するにあたり、ネットワーク環境やクラウドなどの設備を整える必要があります。
*イニシャルコスト
新しく事業を始めたり新しい機器や設備などを導入したりする際に発生する初期費用のこと。
② 集中力の低下
壁やパーテーションなどがない開放的な空間や毎日異なる従業員が隣席することへのストレス・集中力が低下する従業員がでる可能性があります。
③ 組織力の低下
部署の上司や同僚とのコミュニケーションが減少すると結束力や会社の組織力が低下する可能性があります。
【 フリーアドレス導入に向いていない企業 】
固定された席・ディスプレイで集中して業務を行う事務職・クリエイターや従業員の在席率が高い企業・堅固な情報セキュリティが必要な企業はフリーアドレスに向いていません。
最後にフリーアドレス導入で成功させるためのポイントについてご紹介します。
従業員がストレスを感じることなく業務に集中できる場所や安定した通信環境など、働きやすいように環境設備を整える。
全従業員にフリーアドレスの導入目的（業務上のメリットや労働環境の改善など）をしっかり伝え、社内に浸透させる。
人材育成が懸念されるため、上司や部署内でのコミュニケーションの場を対面以外に設ける。
導入前に従業員の在籍率を計測し、導入に適しているか・導入する場合はどのくらいの座席数を減らすべきか算出する。
フリーアドレスではなくグループアドレスを導入することで、誰がどこにいるか把握できるなど、フリーアドレスにまつわる問題を解決する。
*グループアドレス
部署やチームごとで固定したフリーアドレスのこと。
フリーアドレスではなくABWを導入することで、個室・オープンスペース・電話専用スペースなど業務ごとに作業しやすいエリアが設けられ、更なる業務の効率化が見込める。
*ABW(Activity Based Working)
業務の内容によって適切な作業場所を選択できる働き方のこと。
以上、フリーアドレスを導入することによるメリット・デメリットや失敗しないために気を付けるべきポイントについてご紹介しました。
― フリーアドレスのメリット・向いている企業の特徴
― フリーアドレスのデメリット・向いていない企業の特徴
― フリーアドレス導入で成功させるためのポイント
フリーアドレスの成功には『従業員が働きやすい環境設備』が必要不可欠です。前述のようにフリーアドレスはスペースの有効活用や新しいアイディアが生まれる可能性があるといったメリットがある一方、勤務管理がしづらい・コミュニケーションが取りづらい・人によっては集中力が低下するといった課題もあります。
そのため、従業員にしっかりヒアリングをおこなった上でグループアドレスやABWなど含め、企業ごとに合ったオフィスの働き方を見直してみることをおすすめします。
