太洋モータース株式会社様
旅客運送業（タクシー/ ハイヤーの運行業務）
個人情報の取扱いを厳重化したい
複合機の入替え
『セキュリティ強化』『業務の効率化』『コスト削減』
太洋モータース様では以前より複合機、UTM、ビジネスフォンや印刷物等をソニックスにお任せ頂いております。今回はこれまでご利用頂いていた複合機（モノクロコピー機）のメーカー保守期間が終了間近となったため、運用コストの見直しも兼ねて最新機種への入替えをご提案させて頂きました。
太洋モータース様では個人情報の取扱いや管理方法をとても重視されており、法規則に則った運用を徹底されていらっしゃいました。そして、今後は個人情報の管理を厳重化した上で定期的に行っている従業員の個人情報管理業務の負担を減らし、全体的な業務の効率化ができないかとお考えでした。
今回ソニックスでは『複合機』の入替えをご案内しました。
ソニックスを選んで頂けたポイント
個人情報の管理方法を厳重化するに伴い、複合機を取り扱っているメーカーにセキュリティに関する機器内部の調査を依頼したところ、最新機器ではコピーやスキャン後に機器内部へ個人情報データが残らないよう設定する機能が備わっていることを確認できました。そこで、ソニックスでは太洋モータース様の運用方法について詳細にヒアリングを行った上で最新機器が搭載された機能を活用した安全な運用方法をご案内しました。
コスト削減のご提案をするに伴い、約7年間ご利用いただいていた複合機の月間利用枚数実績より保守形式を見直したところ、現在の太洋モータース様の使用状況の場合、保守形式を*キット形式よりも*カウンター形式に移行することでランニングコストが平準化され、総合的にランニングコストを削減できることが分かりました。そのため、これまでの本体リース料金とカウンター保守料金を併せた月額コストを可視化し、より客観的なコスト削減案を提示させて頂きました。
さらに後日、社長の武山様より「実際に数か月運用したところ、保守契約がカウンター方式になったことで月々の複合機の利用枚数が明確になり（請求書に月間の利用枚数が記載される）、結果として利用枚数・請求額ともに目に見えるようになったことで抑制されています。」という導入後の嬉しいご報告を頂きました。
*キット形式
メーカーから保守付きのトナーキットを購入することで、トナーキットを使用している期間は保守サービスが受けられる保守の形式です。
*カウンター形式
カウンター形式は月々の基本料金（印刷枚数）が決まっており、印刷枚数が基本枚数を1枚でも超えると「基本料金＋超えた印刷枚数×契約単価」の料金が請求されます。
業務の効率化に伴い、今回ソニックスでは運転免許所を複写する作業効率に大きく影響する反射板ガイド（OHPフィルム）を独自に作成し、太洋モータース様へご提供させて頂きました。反射板ガイドを変更したことで利便性が高まったという現場の方々からの嬉しいお声や、前述のセキュリティ強化により個人情報の管理業務が改善されたという嬉しいお声も頂きました。
※ 実際に作成した反射板ガイドのフレーム・文字色はイエローを使用していますが、画像で見えづらいため色味をブラックに代用した反射板ガイドを掲載しています。
今回、太洋モータース様にインタビューさせて頂く中で「ソニックスは日頃からメンテナンスの対応が良く、信頼しています。定型業務が効率化できるよう調査や提案もしてくれました。」という有難いお言葉も頂きました。業種によって使用状況やニーズが異なるのと同様に、時代の流れによっても使用状況やニーズは変化していきます。そのためソニックスではご提案する前に詳細なヒアリングを行った上で現在の企業様の働き方に合ったご案内をしております。また、ソニックスでは『売ったら「終わり」ではなく「はじまり」。』という理念を基に、日頃からメンテナンス依頼や問い合わせ等を真摯に対応し、お客様から信頼頂けるよう日々努めています。これからもお客様に安心・信頼頂けるサービスを提供し続けて参ります。
